Um banco de dados é uma ferramenta para coletar e organizar informações. Os bancos de dados podem armazenar informações sobre pessoas, produtos, pedidos ou qualquer outra coisa. Muitos bancos de dados começam como uma lista em um programa de processamento de texto ou planilha. Conforme a lista cresce, começam a aparecer redundâncias e inconsistências nos dados. Os dados se tornam difíceis de entender no formato de lista, e há limitações nas maneiras de pesquisar ou puxar subconjuntos de dados para analisar. Quando esses problemas começam a aparecer, é conveniente transferir os dados para um banco de dados criado por um sistema de gerenciamento de banco de dados (DBMS, Database Management System), como o Office Access 2007.
Um banco de dados computadorizado é um contêiner de objetos. Um banco de dados pode conter mais de uma tabela. Por exemplo, um sistema de rastreamento de inventário que usa três tabelas não é três bancos de dados, mas um banco de dados que contém três tabelas. A menos que ele tenha sido criado especificamente para usar dados ou código de outra fonte, um banco de dados do Access armazena suas tabelas em um único arquivo, junto com outros objetos, como formulários, relatórios, macros e módulos. Os bancos de dados criados no formato do Access 2007 têm a extensão de arquivo .accdb, e os bancos de dados criados em formatos anteriores do Access têm a extensão de arquivo .mdb. Você pode usar o Access 2007 para criar arquivos em formatos de arquivo anteriores (por exemplo, do Access 2000 e do Access 2002-2003).
Com o Access, você pode:
Adicionar novos dados a um banco de dados, como um novo item em um inventário
Editar dados existentes no banco de dados, como alterar o local atual de um item
Excluir informações, talvez se um item for vendido ou descartado
Organizar e exibir os dados de maneiras diferentes
Compartilhar os dados com outras pessoas através de relatórios, mensagens de email, uma intranet ou a Internet
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As partes de um banco de dados do Access
As seções a seguir são descrições curtas das partes de um banco de dados típico do Access. Para saber mais sobre cada parte, siga os links na seção Consulte também deste artigo.
Tabelas
Formulários
Relatórios
Consultas
Macros
Módulos
Tabelas
Uma tabela de banco de dados é semelhante na aparência a uma planilha, pois os dados são armazenados em linhas e colunas. Como resultado, geralmente é bem fácil importar uma planilha em uma tabela de banco de dados. A principal diferença entre armazenar os dados em uma planilha e armazená-los em um banco de dados é a maneira como os dados são organizados.
Para obter maior flexibilidade de um banco de dados, os dados precisam ser organizados em tabelas de forma que não ocorram redundâncias. Por exemplo, se você armazenar informações sobre funcionários, cada funcionário deverá ser inserido apenas uma vez em uma tabela que esteja configurada apenas para manter dados de funcionários. Os dados sobre produtos serão armazenados em suas próprias tabelas, e os dados sobre as filiais serão armazenados em outra tabela. Esse processo é chamado normalização.
Cada linha em uma tabela é denominada um registro. Os registros são os locais onde os itens individuais de informações são armazenados. Cada registro consiste em um ou mais campos. Os campos correspondem às colunas da tabela. Por exemplo, você pode ter uma tabela denominada "Funcionários" em que cada registro (linha) contém informações sobre um funcionário diferente, e cada campo (coluna) contém um tipo de informação diferente, como o nome, sobrenome, endereço e assim por diante. Os campos devem ser designados com um determinado tipo de dados, seja texto, data ou hora, número ou algum outro tipo.
Outra maneira de descrever registros e campos é visualizar um catálogo de cartões de biblioteca no estilo antigo. Cada cartão do arquivo corresponde a um registro no banco de dados. Cada informação em um cartão individual (autor, título e assim por diante) corresponde a um campo no banco de dados.
Formulários
Às vezes refere-se aos formulários como "telas de entrada de dados". Eles são as interfaces usadas para trabalhar com os dados e freqüentemente contêm botões de comando que executam vários comandos. Você pode criar um banco de dados sem usar formulários, simplesmente editando seus dados nas folhas de dados da tabela. Contudo, a maioria dos usuários de bancos de dados prefere usar formulários para exibir, inserir e editar dados nas tabelas.
Os formulários fornecem um formato fácil de usar para trabalhar com os dados, e você também pode adicionar elementos funcionais, como botões de comando. Você pode programar os botões para determinar quais dados aparecem no formulário, abrir outros formulários ou relatórios, ou executar várias outras tarefas. Por exemplo, você pode ter um formulário chamado "Formulário do Cliente" no qual você trabalha com dados de clientes. O formulário do cliente pode ter um botão que abre um formulário de pedido no qual você pode inserir um novo pedido para esse cliente.
Os formulários também permitem controlar como outros usuários interagem com os dados no banco de dados. Por exemplo, você pode criar um formulário que mostra apenas determinados campos e permite que apenas determinadas operações sejam executadas. Isso ajuda a proteger dados e a garantir que os dados sejam inseridos corretamente.
Relatórios
Os relatórios são usados para resumir e apresentar os dados nas tabelas. Geralmente, um relatório responde a uma pergunta específica, como "Que valor recebemos de cada cliente este ano?" ou "Em quais cidades nossos clientes estão localizados?" Cada relatório pode ser formatado para apresentar as informações de maneira a melhor facilitar a leitura.
Um relatório pode ser executado a qualquer momento e sempre refletirá os dados atuais no banco de dados. De maneira geral, os relatórios são formatados para serem impressos, mas também podem ser exibidos na tela, exportados para outro programa ou enviados como uma mensagem de email.
Consultas
É nas consultas que reside o trabalho real de um banco de dados, e elas podem executar várias funções diferentes. Sua função mais comum é recuperar dados específicos das tabelas. Geralmente, os dados que você deseja ver estão espalhados em várias tabelas, e as consultas permitem exibir-los em uma única folha de dados. Além disso, como geralmente você não deseja ver todos os registros de uma vez, as consultas permitem adicionar critérios para "filtrar" os dados até obter somente os registros desejados. Freqüentemente as consultas servem como fonte de registros para formulários e relatórios.
Certas consultas são "atualizáveis", o que significa que você pode editar os dados nas tabelas base por meio da folha de dados da consulta. Se estiver trabalhando em uma consulta atualizável, lembre-se de que as alterações estão realmente sendo feitas nas tabelas e não apenas na folha de dados da consulta.
As consultas têm duas variedades básicas: consultas seleção e consultas ação. Uma consulta seleção simplesmente recupera os dados e os disponibiliza para uso. Você pode exibir os resultados da consulta na tela, imprimi-los ou copiá-los para a área de transferência. Ou você pode usar a saída da consulta como fonte de registros para um formulário ou relatório.
Uma consulta ação, como o nome indica, executa uma tarefa com os dados. As consultas ação podem ser usadas para criar novas tabelas, adicionar dados a tabelas existentes, atualizar ou excluir dados.
Macros
Pode-se pensar nas macros no Access como uma linguagem de programação simplificada que você pode usar para adicionar funcionalidade ao banco de dados. Por exemplo, você pode anexar uma macro a um botão de comando em um formulário para que ela seja executada sempre que o botão for clicado. As macros contêm ações que executam tarefas, como abrir um relatório, executar uma consulta ou fechar o banco de dados. A maioria das operações do banco de dados que você faz manualmente podem ser automatizadas usando macros, então elas podem ser excelentes dispositivos para economizar tempo.
Módulos
Os módulos, como as macros, são objetos que você pode usar para adicionar funcionalidade ao banco de dados. Enquanto você cria macros no Access escolhendo em uma lista de ações de macro, os módulos são escritos na linguagem de programação VBA (Visual Basic for Applications). Um módulo é uma coleção de declarações, instruções e procedimentos armazenados juntos como uma unidade. Um módulo pode ser um módulo classe ou um módulo padrão. Os módulos classe são anexados a formulários ou relatórios e geralmente contêm procedimentos que são específicos do formulário ou relatório ao qual estão anexados. Os módulos padrão contêm procedimentos gerais que não estão associados com nenhum outro objeto. Os módulos padrão estão listados sob Módulos no Painel de Navegação, mas os módulos classe não.
Um banco de dados computadorizado é um contêiner de objetos. Um banco de dados pode conter mais de uma tabela. Por exemplo, um sistema de rastreamento de inventário que usa três tabelas não é três bancos de dados, mas um banco de dados que contém três tabelas. A menos que ele tenha sido criado especificamente para usar dados ou código de outra fonte, um banco de dados do Access armazena suas tabelas em um único arquivo, junto com outros objetos, como formulários, relatórios, macros e módulos. Os bancos de dados criados no formato do Access 2007 têm a extensão de arquivo .accdb, e os bancos de dados criados em formatos anteriores do Access têm a extensão de arquivo .mdb. Você pode usar o Access 2007 para criar arquivos em formatos de arquivo anteriores (por exemplo, do Access 2000 e do Access 2002-2003).
Com o Access, você pode:
Adicionar novos dados a um banco de dados, como um novo item em um inventário
Editar dados existentes no banco de dados, como alterar o local atual de um item
Excluir informações, talvez se um item for vendido ou descartado
Organizar e exibir os dados de maneiras diferentes
Compartilhar os dados com outras pessoas através de relatórios, mensagens de email, uma intranet ou a Internet
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As partes de um banco de dados do Access
As seções a seguir são descrições curtas das partes de um banco de dados típico do Access. Para saber mais sobre cada parte, siga os links na seção Consulte também deste artigo.
Tabelas
Formulários
Relatórios
Consultas
Macros
Módulos
Tabelas
Uma tabela de banco de dados é semelhante na aparência a uma planilha, pois os dados são armazenados em linhas e colunas. Como resultado, geralmente é bem fácil importar uma planilha em uma tabela de banco de dados. A principal diferença entre armazenar os dados em uma planilha e armazená-los em um banco de dados é a maneira como os dados são organizados.
Para obter maior flexibilidade de um banco de dados, os dados precisam ser organizados em tabelas de forma que não ocorram redundâncias. Por exemplo, se você armazenar informações sobre funcionários, cada funcionário deverá ser inserido apenas uma vez em uma tabela que esteja configurada apenas para manter dados de funcionários. Os dados sobre produtos serão armazenados em suas próprias tabelas, e os dados sobre as filiais serão armazenados em outra tabela. Esse processo é chamado normalização.
Cada linha em uma tabela é denominada um registro. Os registros são os locais onde os itens individuais de informações são armazenados. Cada registro consiste em um ou mais campos. Os campos correspondem às colunas da tabela. Por exemplo, você pode ter uma tabela denominada "Funcionários" em que cada registro (linha) contém informações sobre um funcionário diferente, e cada campo (coluna) contém um tipo de informação diferente, como o nome, sobrenome, endereço e assim por diante. Os campos devem ser designados com um determinado tipo de dados, seja texto, data ou hora, número ou algum outro tipo.
Outra maneira de descrever registros e campos é visualizar um catálogo de cartões de biblioteca no estilo antigo. Cada cartão do arquivo corresponde a um registro no banco de dados. Cada informação em um cartão individual (autor, título e assim por diante) corresponde a um campo no banco de dados.
Formulários
Às vezes refere-se aos formulários como "telas de entrada de dados". Eles são as interfaces usadas para trabalhar com os dados e freqüentemente contêm botões de comando que executam vários comandos. Você pode criar um banco de dados sem usar formulários, simplesmente editando seus dados nas folhas de dados da tabela. Contudo, a maioria dos usuários de bancos de dados prefere usar formulários para exibir, inserir e editar dados nas tabelas.
Os formulários fornecem um formato fácil de usar para trabalhar com os dados, e você também pode adicionar elementos funcionais, como botões de comando. Você pode programar os botões para determinar quais dados aparecem no formulário, abrir outros formulários ou relatórios, ou executar várias outras tarefas. Por exemplo, você pode ter um formulário chamado "Formulário do Cliente" no qual você trabalha com dados de clientes. O formulário do cliente pode ter um botão que abre um formulário de pedido no qual você pode inserir um novo pedido para esse cliente.
Os formulários também permitem controlar como outros usuários interagem com os dados no banco de dados. Por exemplo, você pode criar um formulário que mostra apenas determinados campos e permite que apenas determinadas operações sejam executadas. Isso ajuda a proteger dados e a garantir que os dados sejam inseridos corretamente.
Relatórios
Os relatórios são usados para resumir e apresentar os dados nas tabelas. Geralmente, um relatório responde a uma pergunta específica, como "Que valor recebemos de cada cliente este ano?" ou "Em quais cidades nossos clientes estão localizados?" Cada relatório pode ser formatado para apresentar as informações de maneira a melhor facilitar a leitura.
Um relatório pode ser executado a qualquer momento e sempre refletirá os dados atuais no banco de dados. De maneira geral, os relatórios são formatados para serem impressos, mas também podem ser exibidos na tela, exportados para outro programa ou enviados como uma mensagem de email.
Consultas
É nas consultas que reside o trabalho real de um banco de dados, e elas podem executar várias funções diferentes. Sua função mais comum é recuperar dados específicos das tabelas. Geralmente, os dados que você deseja ver estão espalhados em várias tabelas, e as consultas permitem exibir-los em uma única folha de dados. Além disso, como geralmente você não deseja ver todos os registros de uma vez, as consultas permitem adicionar critérios para "filtrar" os dados até obter somente os registros desejados. Freqüentemente as consultas servem como fonte de registros para formulários e relatórios.
Certas consultas são "atualizáveis", o que significa que você pode editar os dados nas tabelas base por meio da folha de dados da consulta. Se estiver trabalhando em uma consulta atualizável, lembre-se de que as alterações estão realmente sendo feitas nas tabelas e não apenas na folha de dados da consulta.
As consultas têm duas variedades básicas: consultas seleção e consultas ação. Uma consulta seleção simplesmente recupera os dados e os disponibiliza para uso. Você pode exibir os resultados da consulta na tela, imprimi-los ou copiá-los para a área de transferência. Ou você pode usar a saída da consulta como fonte de registros para um formulário ou relatório.
Uma consulta ação, como o nome indica, executa uma tarefa com os dados. As consultas ação podem ser usadas para criar novas tabelas, adicionar dados a tabelas existentes, atualizar ou excluir dados.
Macros
Pode-se pensar nas macros no Access como uma linguagem de programação simplificada que você pode usar para adicionar funcionalidade ao banco de dados. Por exemplo, você pode anexar uma macro a um botão de comando em um formulário para que ela seja executada sempre que o botão for clicado. As macros contêm ações que executam tarefas, como abrir um relatório, executar uma consulta ou fechar o banco de dados. A maioria das operações do banco de dados que você faz manualmente podem ser automatizadas usando macros, então elas podem ser excelentes dispositivos para economizar tempo.
Módulos
Os módulos, como as macros, são objetos que você pode usar para adicionar funcionalidade ao banco de dados. Enquanto você cria macros no Access escolhendo em uma lista de ações de macro, os módulos são escritos na linguagem de programação VBA (Visual Basic for Applications). Um módulo é uma coleção de declarações, instruções e procedimentos armazenados juntos como uma unidade. Um módulo pode ser um módulo classe ou um módulo padrão. Os módulos classe são anexados a formulários ou relatórios e geralmente contêm procedimentos que são específicos do formulário ou relatório ao qual estão anexados. Os módulos padrão contêm procedimentos gerais que não estão associados com nenhum outro objeto. Os módulos padrão estão listados sob Módulos no Painel de Navegação, mas os módulos classe não.
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